W obecnych czasach trudno wyobrazić sobie wykonywanie obowiązków służbowych bez poczucia mobilności, które zapewnia samochód. Delegacje, szkolenia, spotkania biznesowe to sytuacje kiedy staje się on niezbędny. Własny samochód to oszczędność czasu oraz ograniczenie kosztów w firmie. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy wygodniej i oszczędniej w dane miejsce udać się środkami komunikacji miejskiej. Warto zatem wiedzieć, że udokumentowany w sposób poprawny zakup biletu uprawnia do odliczenia podatku vat oraz zaliczenia wydatku jako koszt uzyskania przychodów.
Jako fakturę vat uznawać można jednorazowe bilety uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 kilometrów. Aby jednak tak się stało muszą one spełniać 5 ściśle określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów warunków. Muszą zawierać:
- Nazwę oraz NIP sprzedawcy biletów
- Numer oraz datę wystawienia biletu
- Informacje definiujące usługę tj. np. miasta trasy
- Kwota należności wraz z podatkiem
- Kwota podatku
Tak udokumentowany bilet można uznać jako fakturę vat z prawem do odliczenia podatku.
Co jednak ważne, jak zostało już napisane powyżej – jako fakturę traktować można tylko bilety na odległość przejazdu większą niż 50 kilometrów. W przypadku zatem zakupienia jednorazowych, miejskich biletów autobusowych takie uznanie nie funkcjonuje – nie tylko ze względu na odległość przejazdu ale także ze względu na niespełnienie 5 wymienionych warunków. Zatem w tym przypadku za podstawę odliczenia VAT służyć będzie faktura na zakup biletów miejskich wystawiona przez firmę.
Aby wydatki na zakup biletów zostały uznane za koszty uzyskania przychodów podatnik musi kierować się ogólną zasada zawartą w art. 22 o podatku dochodowym od osób fizycznych czyli mieć na uwadze, że kosztami uzyskania przychodów z danego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia tych przychodów z wyjątkiem kosztów zawartych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym.
Ważne jest, że podatnik musi mieć argumenty, które dadzą mu możliwość udowodnienia, że dany wydatek służył działalności gospodarczej.
Bilety komunikacji miejskiej nie są dokumentami, które nadawałyby się do celów ewidencyjnych, nie stanową one bowiem dowodu księgowego. W rzadkich wypadkach zdarza się, że przychylny organ podatkowy uznaje bilet miejski za dowód księgowy jednak nie dotyczy to ogółu. Jeżeli mamy wątpliwości co do odliczenia podatku warto także zdecydować się na profesjonalne usługi płacowe oferowane przez biura rachunkowe. Wówczas będziemy mieli pewność, że wszelkie koszty zostały odliczone w sposób właściwy i nikt na tym nie będzie stratny.
